Tiedonsiirtoprosessien hallinnasta on tullut jokaisen IT-organisaation keskeinen tehtävä sekä organisaatioiden liiketoiminta-arvon kasvattaja. Tiedonsiirtovälineiden ja käytäntöjen vakiointi sekä kokonaisvaltainen arkkitehtuuriperusteisuus ovat avainasemassa, kun organisaatiot kehittävät tiedonhallintaansa digitalisoituvassa maailmassa.

Digitalisoituvat organisaatiot hankkivat ohjelmistotoimittajilta yhä enemmän valmiita liiketoimintasovelluksia sekä pyrkivät sujuvoittamaan liiketoimintaprosessejaan. Tämä on lisännyt integroinnin ja yhteentoimivuuden tarvetta. Monet organisaatiot ovat myös siirtyneet käytäntöön suosia sovelluksia, jotka voidaan hankkia palveluna (SaaS). Ohjelmistojen välinen integraatio nähdään kuitenkin usein välttämättömänä pahana, joka haluttaisiin antaa jonkun muun vastuulle. Tämä pätee niin palvelun tarjoajaan kuin palvelun hankkijaankin. Tähän aihealueeseen liittyvä tiedonsiirtoprosessien ja -rajapintojen hallinta on kuitenkin viime vuosina nähty yhä kriittisempänä toimintona ja siihen on panostettu niin hyödyntäjien kuin toimittajienkin osalta.

Yhteentoimivuus pitää varmistaa rajapinnoissa ja sisällöissä

Tietojen integrointi ja yhteentoimivuus käsitteet liittyvät prosesseihin, joissa liikutellaan ja yhdistellään tietoja tietovarantojen, ohjelmistosovellusten ja organisaation sisällä sekä välillä. Integraatio tarkoittaa funktionaalisia perustoimintoja, kuten tietojen siirtäminen, muuntaminen, yhdistäminen ja jakaminen. Yhteentoimivuus puolestaan tarkoittaa useiden järjestelmien kykyä kommunikoida keskenään ja viestien merkityksen hallintaa. Täydellisesti toteutettu integrointi ei herätä luottamusta ja saattaa olla jopa käyttökelvoton, jos eri järjestelmien tieto ei ole riittävän yhteismitallista ja -rakenteellista.

Nykyään yhteentoimivuuden ja tiedonsiirron haasteet ratkaistaan yhä useammin ohjelmointirajapintojen eli API:en avulla. Ohjelmointirajapinnat voivat tarkoittaa datarajapintoja tai toiminnallisia rajapintoja. Tiedonsiirron parhaana käytäntönä pidetään löyhää sidontaa, jolloin siirron toisen osapuolen ei tarvitse vastata viestiin eikä sen tarvitse välttämättä olla edes saavutettavissa kyseisellä hetkellä. Tieto saapuu perille myöhemminkin virhetilanteista huolimatta, mikäli ohjelmistojen välissä on tiedonsiirtojen ja rajapintojen hallintaan suunniteltu integraatioalusta, joka varmistaa viestien vastaanottamisen, orkestroinnin ja jakelun.

Yhteentoimivuuteen joudutaan usein pakottamaan

API-ekonomia on laajalla popularisoitu käsite. Se tarkoittaa toimintamallia, jossa yritykset pyrkivät API:en avulla laajentamaan liiketoimintamahdollisuuksiaan ja luomaan alustatalous-ratkaisuja. Aihepiirin yksi ehkä kuuluisimpia legendoja on Amazonin Jeff Bezosin API-mandaatti. Huhujen mukaan hän lähetti vuonna 2002 organisaation sisäisen viestin, jossa kaikkia tiimejä käskettiin jakamaan dataa ja palveluita ohjelmointirajapintojen avulla ja ainoastaan näiden avulla. Teknologiaratkaisujen toteutustavan tiimit saivat päättää itse, mutta jokainen, joka ei noudata tätä käskyä, saa potkut.

Tämä suomalaiseen työkulttuuriin hieman vieraalta kuulostava lähestymistapa ratkaisee ainakin yhden ongelman – rajapintoihin investoitiin aikaa ja rahaa. Tiedonsiirtojen ja yhteentoimivuuden haasteita ratkovia API ja integraatioratkaisuja ei usein nähdä arvoa tuottavina ratkaisuina, kuten ydinliiketoiminnan sovellukset nähdään, joten investointipäätökset ovat kiven alla. Tätä integraatioinvestointien absoluuttista käskyä pidetään kuitenkin jopa yhtenä Amazonin menestyksen kulmakivistä.

Jos Bezos sai aikaan API-vallankumouksen omassa organisaatiossaan, niin tiedonhallintalaki pyrkii samaan suomalaisen julkisen hallinnon osalta. Kyseisessä laissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa. Laissa säädetään myös tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamisesta.

Yhteentoimivuuden tehokkaan hyödyntämisen edellytys on tietojen sisällöllisen merkityksen ja rakenteiden määrittely sekä dokumentointi avoimesti. Tietomääritysten harmonisoinnissa sovelletaan kansallisesti eurooppalaisessa kehitystyössä luotua yhteentoimivuuden viitekehystä (European Interoperability Framework). Tekniset tarpeet toteuttaa tiedon käsittelyyn käytettävä tietojärjestelmä – sen tekninen rajapinta voi vaihdella. Teknisen ratkaisun toteuttamisen vapaus mahdollistaa uusien tekniikoiden käytön, joka on tärkeää niin tietoturvan, toiminnallisuuden kuin helppokäyttöisyydenkin näkökulmasta. Tietojärjestelmien elinkaaret ovat kuitenkin hyvin pitkiä ja sitä kautta niin liiketoimintasovelluksia, tietovarantoja kuin tiedonsiirtotapojakin tulee olemaan hyvin erilaisia ja eri aikoina tehtyinä.

Big Data uudistaa integrointien ratkaisumalleja

Tiedonsiirto on keskeinen toiminto moderneissa big data-ratkaisuissa, jotka eivät rajoitu enää strukturoituun tai strukturoimattomaan tekstiaineistoon. Näissä ratkaisuissa vastaanotetaan, varastoidaan, liikutellaan ja julkaistaan myös tiedostoja, ääni- sekä videoaineistoja ja suoratoistotietoja. Tästä monimuotoisesta big datasta voidaan louhia näkemyksiä, sitä voidaan käyttää ennustavien mallien kehittämiseen ja vaikka ottaa käyttöön operatiivisessa analytiikassa. Aiemmin sekä laskentakapasiteetin että asiantuntijoiden vähyys rajoitti tämän tyyppisen analytiikan hyödyntämisen vain harvojen ulottuville. Nykyaikaiset pilvipalvelut, kuten AWS, GCP tai Azure, ovat tuoneet kyvykkyyden massiivisten tietojen käsittelylle lähes kaikille organisaatioille hyvin huokeilla hinnoilla.

Big Data -arkkitehtuurista puhuttaessa mainitaan usein termi nimeltään Lambda-arkkitehtuuri. Lambda-arkkitehtuuri tarkoittaa ratkaisumallia, joka on suunniteltu käsittelemään valtavia määriä tietoa hyödyntämällä rinnakkain sekä erä- että virtausprosessointimenetelmiä (streaming). Tämä lähestymistapa pyrkii tasapainottamaan latenssia, läpäisevyyttä ja vikatoleranssia hyödyntämällä eräkäsittelyä. Ratkaisumalli mahdollistaa kattavat ja tarkat näkymät laajoihin tietoaineistoihin, samalla kun tietovirta käsitellään reaaliaikaisesti, joka mahdollistaa tosiaikaisen tilannenäkymän. Tosiaikainen tilannenäkymä on yksi reaaliaikaisen integraation näkyvimmistä eduista, sillä sen avulla päätösten ei tarvitse enää perustua vanhaan dataan.

Tieto tulee suojata paikalla ja liikkeessä

Tieto on yksi yrityksen arvokkaimmista voimavaroista. Tiedon ja sen siirron suojaamiseen tarvitaan menetelmiä, kuten salausta, pääsynhallintaa ja lokitusta. Teknisen suojaamisen lisäksi oleellista on rakentaa tätä suojaamisen kulttuuria myös organisaation toimintaan ja käytäntöihin.

Tieto voi olla hyvin arkaluontoista tai ainakin luottamuksellista. Yrityksellä on tietoa henkilö- ja organisaatioasiakkaista ja kriittisiä liiketoimintatietoja itseltä sekä muilta. Tiedonhallintaan vaikuttavat monet oikeudelliset ja lainsäädännölliset vaatimukset, jotka vaihtelevat esimerkiksi tiedonkäsittelyn osapuolten, tiedonkäsittelyn sijainnin ja tiedon sisällön mukaan. Esimerkiksi yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa säännöt henkilötietojen suojaamisesta ja määrittää henkilöistä tallennettuihin tietoihin liittyvät yksilönoikeudet. Tietoturvaa tarvitaan myös esimerkiksi tekijänoikeudellisten ja kaupallisten etujen suojaamiseksi.

Tiedonsiirrossa ja -tallennuksessa tuleekin ottaa hyvin tarkasti huomioon nämä tietoturva- ja tietosuojatekijät. Turvallisuusrikkomuksen sattuessa tästä voi seurata organisaatiolle merkittäviä taloudellisia ja maineellisia vaikutuksia.

Integraatioinvestoinneista liiketoiminta-arvoa

Liiketoiminnallinen syy tiedonsiirtoprosessien hallinnalle on tarve kontrolloida tiedonsiirtoa ja yhteentoimivuutta tehokkaasti. Useimmilla organisaatioilla on kymmeniä, satoja tai jopa tuhansia tietojärjestelmiä. Tiedonsiirtoprosessien hallinnasta näiden kesken on tullut jokaisen IT-organisaation keskeinen tehtävä. Jos tiedonsiirtoprosessia ei hallita järjestelmällisesti, niin uuden kehittämisen resurssit kuluvatkin helposti tuki- ja ylläpitotehtäviin. Tämä johtuu siitä, että jatkuvasti muuttuvassa tietojärjestelmäympäristössä on yhä enemmän muuttuvia palasia, yllättäviä yhteyksiä ja korjattavia virheitä. Yksi muutos jossakin saattaa aiheuttaa ketjureaktiona poikkeamia lukemattomiin paikkoihin, elleivät tiedonsiirtojen ratkaisumallit ja teknologiset ratkaisut ole huomioineet näitä jo etukäteen.

Yksi syy kustannusten nousuun ja heikkoon arvon tuottoon on tietojen siirtäminen useilla epäyhtenäisillä tai heikkolaatuisilla tekniikoilla, joista kukin vaatii erityisiä kehitys- ja ylläpitotaitoja. Vakioidut työkalut ja näiden koetellut parhaat käytännöt voivat vähentää ohjelmisto- ja henkilöstökustannuksia sekä nopeuttaa IT-palvelujen laadullisia kyvykkyyksiä, kuten vianmäärityksen nopeutta tai tietosuojan tasoa. Integraatioympäristön monimutkaisuutta vähentämällä voidaan siten alentaa merkittävästi ylläpitokustannuksia sekä vapauttaa tätä kautta tukiresursseja uutta liiketoiminta-arvoa tuottaviin kehitystehtäviin.

Liikkuvan tiedon hallintaan tarkoitettujen integrointialustojen lisäksi tiedonsiirtoja ja yhteentoimivuutta pyritään vakioimaan tietoaltailla, tietovarastoilla tai ydintietoratkaisuilla. Ne auttavat hallitsemaan tiedonsiirtojen ja sisältöjen hajautumista yhdistämällä monien sovellusten tarvitsemia tietoja ja tarjoamalla yhdenmukaiset näkymät kyseisiin tietoihin. Vastaavasti transaktionaalisen tiedon hallinnan monimutkaisuutta voidaan yksinkertaistaa käyttämällä esimerkiksi hub-and-spoke tiedonsiirtomallia tai kanonisia tietomalleja. Näiden eri ratkaisumallien tunnistaminen ja roolittaminen keskenään on olennainen osa nykyaikaista kokonaisarkkitehtuurin hallintaa.

Nykyaikaiset tiedonhallintaprosessit, jotka ottavat huomioon tiedonsiirtojen ja yhteentoimivuuden merkityksen osana laajempaa kokonaisarkkitehtuuria, voivat tuoda merkittävää hyötyä organisaatiolle kustannusten hallinnan näkökulmasta sekä laadullisina kyvykkyyksinä. Tämän lisäksi pitkäjänteinen investointi integraatioihin ja yhteentoimivuuteen voi tuottaa myös aidosti uutta liiketoimintaa, kuten liiketoimintalähtöinen API-ekonomia ajattelu esittää.

Jani Iivari

Artikkeli on julkaistu ensimmäisenä Sytyke-lehdessä 3/2020 Tiedon hallinta – hypetystä tervejärkisesti