Säännöt

Voimassaolevat säännöt

Voimassaolon alku: 22.05.2025


1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka


Yhdistyksen nimi on DAMA Finland ry ja kotipaikka on Helsinki.


2. Tarkoitus ja toiminta


Yhdistys on kansainvälisen DAMA Internationalin paikallinen jäsenyhdistys Suomessa sekä

Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry (jäljempänä"TIVIA") valtakunnallinen

teemayhdistys. Yhdistys on voittoa tavoittelematon ja toimittaja- ja teknologiariippumaton

yhdistys. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää ja kehittää tiedonhallinnan ja informaation

roolia tärkeänä varallisuutena organisaatioiden kehittämisessä. Lisäksi tarkoituksena on

edistää alan toimijoiden verkostoitumista liiketoiminta- ja teknologiarajojen yli ja vaikuttaa

osana valtakunnallisesti toimivaa TIVIA-yhteisöä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää jäsenille koulutusta, seminaareja ja muita

tilaisuuksia. Yhdistys osallistuu yhdessä TIVIAn kanssa tiedonhallinnan-alan kehittämiseen

tekemällä aloitteita ja esityksiä, sekä tutkimustoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa

toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä toimeenpanna

asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä.

Yhdistys voi perustaa erilaisia rahastoja tukemaan erityisiä toimintoja tai hankkeita

yhdistyksen kokouksen päätöksellä. Rahaston tarkoitus, hallinto ja käyttöehdot määritellään

rahaston perustamispäätöksessä. Rahaston varoja käytetään ennalta määriteltyihin

tarkoituksiin, ja niiden käyttöä valvoo yhdistyksen hallitus.


3. Jäsenet


Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä yksityinen henkilö. Lisäksi yhteisöjäseneksi

voi liittyä oikeuskelpoinen yhteisö ja säätiö. Yhdistyksen hallitus hyväksyy jäsenet. Yhdistys

voi hallituksen esityksestä kutsua kunniajäseneksi henkilön, joka on merkittävällä tavalla

edistänyt yhdistyksen toimintaa. Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä

kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen

kokouksessa. Yhdistys voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, mikäli tämä jättää jäsenmaksun

suorittamatta. Yhdistyksen vuosikokous päättää vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta TIVIAn

liittokokouksen päätökseen pohjautuen. Kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.


4. Hallitus


Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja sekä

vähintään kaksi (2) ja enintään kuusi (6) muuta varsinaista jäsentä sekä kaksi (2)

varajäsentä. Yhdistykselle tulee olla yksi varsinainen toiminnantarkastaja ja yksi

varatoiminnantarkastaja. Hallituksen jäsenten ja toiminnantarkastajien toimikausi on

syyskokouksesta seuraava kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan

varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan

kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi (2) hallituksen

jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä,

puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan

yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan

ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen tehtävänä on toimia yhdistyksen tarkoituksen ja

päämäärien toteuttamiseksi.


Tässä tarkoituksessa hallitus:

  1. edustaa yhdistystä ja tekee yhdistyksen puolesta sitoumuksia
  2. kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistelee niissä esitettävät asiat
  3. valvoo yhdistyksen kokouksissa tehtyjen päätösten noudattamista
  4. hoitaa yhdistyksen taloutta
  5. on oikeutettu palkkaamaan yhdistykselle toimihenkilöitä tai ostamaan yhdistyksen tarvitsemia välineitä ja palveluita
  6. vastaa yhdistyksen viestintä- ja julkaisutoiminnasta ja on oikeutettu tässä tarkoituksessa tekemään sitä yhdessä TIVIAn kanssa
  7. laatii yhdistyksen vuosikertomukset ja tilinpäätökset
  8. laatii ehdotukset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi
  9. valmistelee seuraavan toimikauden henkilövalinnat sekä yhdistyksen toimielimiin että yhdistyksen edustajiksi TIVIAan
  10. toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät.


5. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen


Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä

toisen hallituksen jäsenen kanssa. Nimenkirjoitusoikeus on lisäksi henkilöllä, jolle hallitus

erikseen antaa henkilökohtaisen nimenkirjoitusoikeuden, aina kaksi yhdessä.


6. Tilit


Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen

vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen

vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle

viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta.


7. Yhdistyksen kokousten koolle kutsuminen


Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään

neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta. Kokouskutsu lähetetään sähköpostitse

jäsenrekisteriin merkittyyn osoitteeseen ja se julkaistaan myös yhdistyksen verkkosivulla.

Kokouskutsu on toimitettava myös TIVIAn hallitukselle tiedoksi vähintään neljätoista (14)

vuorokautta ennen kokousta lähetettävällä sähköpostilla.


8. Yhdistyksen kokoukset


Yhdistyksen kokouksia ovat syyskokous, kevätkokous ja mahdolliset ylimääräiset kokoukset.

Syyskokous on kuvattu tarkemmin pykälässä 9 ja kevätkokous pykälässä 10. Ylimääräinen

kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan

aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä

sitä hallitukselta kirjallisesti vaatii. Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella varsinaisella

jäsenellä äänioikeus ja joka äänioikeutetulla yksi (1) ääni. Yhteisöjäsenillä ei ole äänioikeutta.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet

annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi

tulee kokouksen puheenjohtajan mielipide. Kunniajäsenellä, sekä TIVIAn hallituksen jäsenillä

ja toimihenkilöillä on läsnäolo- ja puheoikeus yhdistyksen kokouksissa.


9. Yhdistyksen syyskokous


Yhdistyksen syyskokous pidetään ennen joulukuun 15. päivää ja siinä käsitellään seuraavat asiat:

asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. hallituksen esitys seuraavan vuoden:
    1. toimintasuunnitelmaksi
    2. talousarvioksi
    3. vahvistetaan jäsenmaksun suuruus ja maksuajankohta
    4. päätetään seuraavan vuoden enimmäissumma, jonka puitteissa hallitus voi tehdä (11. pykälän mukaisia) mainittuja palkitsemis- ja huomionosoituspäätöksiä 
  7. valitaan hallitus (4. pykälän mukaan)
  8. valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö
  9. valitaan yhdistyksen edustajat ja ehdokkaat niiden yhteisöjen hallintoelimiin, joissa yhdistys on jäsenenä
  10. käsitellään muut asiat, jotka on hallitukselle osoitetulla kirjallisella ilmoituksella saatettu syyskokouksen käsiteltäväksi vähintään viikkoa ennen kokousta
  11. kokouksen päättäminen

10. Yhdistyksen kevätkokous

Yhdistyksen kevätkokous pidetään huhtikuun loppuun mennessä ja siinä käsitellään seuraavat asiat:

seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään hallituksen toimintakertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
  6. päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle tai muista toimenpiteistä, joihin vuoden kuluessa pidetty hallinto ja tilit antavat aihetta
  7. käsitellään muut asiat, jotka on hallitukselle osoitetulla kirjallisella ilmoituksella saatettu kevätkokouksen käsiteltäviksi vähintään viikkoa ennen kokousta.
  8. kokouksen päättäminen


11. Palkitsemiset ja huomionosoitukset

- Palkitsemistoimivalta

Yhdistyksen hallitus voimyöntää palkitsemisia, apurahoja, avustuksia tai muita huomionosoituksia henkilöille, yhteisöille tai jäsenille, jotka ovat merkittävällä tavalla edistäneet yhdistyksen tarkoitusta tai toimineet yhdistyksen päämäärien hyväksi.

- Vuosikokouksen määräämä enimmäissumma

Vuosikokous päättää vuosittain enimmäissumman, jonka puitteissa hallitus voi tehdä edellä mainittuja palkitsemis- ja huomionosoituspäätöksiä. 

- Päätöksentekoprosessi

Hallitus päättää itsenäisesti palkitsemisen perusteista sekä siitä, kenelle palkitsemisia tai

huomionosoituksia myönnetään, pysyen kuitenkin vuosikokouksen määrittelemän

enimmäissumman rajoissa.

Tehdyt palkitsemispäätökset ja perustelut merkitään hallituksen kokouspöytäkirjaan.

- Raportointi

Hallitus esittelee myönnetyt palkitsemiset seuraavassa vuosikokouksessa tai muutoin yhdistyksen kokouksessa, jonka esityslistaan asia on erikseen otettu.

- Taloudelliset ja oikeudelliset rajoitteet 
Palkitsemisista ei saa aiheutua yhdistykselle taloudellista rasitetta, joka vaarantaisi yhdistyksen toiminnan tai tarkoituksen toteutumisen. Palkitsemisten tulee myös olla yhdistyksen arvojen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisia, eivätkä ne saa olla ristiriidassa yhdistyksen sääntöjen kanssa.


12. Immateriaalioikeudet


- Omaisuuden omistajuus

​ - Kaikki yhdistyksen toiminnan kautta syntyvät aineettomat tuotokset, kuten tekstit, kuvat,

  ​​logot ja muut luovat teokset, ovat ensisijaisesti yhdistyksen omaisuutta.

​ - Lisäksi yhdistys voi kuitenkin sallia jäsenten omistajuuden omista teoksistaan, mikäli siitä

​on erikseen sovittu yhdistyksen hallituksen tai yhdistyksen kokouksen päätöksellä.

- Käyttöoikeudet

​ - Yhdistyksen aineetonta omaisuutta saa käyttää vain yhdistyksen hyväksymällä tavalla.

​ - Yhdistyksen aineettoman omaisuuden käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin edellyttää  ​kirjallista lupaa yhdistykseltä.

​ - Immateriaalioikeuksien siirtäminen tai luovuttaminen edellyttää yhdistyksen hallituksen ​ hyväksyntää.

- Rikkomukset

​ - Immateriaalioikeuksien tahallinen tai tahaton rikkominen voi johtaa kurinpidollisiin toimiin

​yhdistyksen sääntöjen ja yleisten toimintaperiaatteiden mukaisesti.


13. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen


Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen

kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Sääntöjen

muuttaminen on alistettava TIVIA:n hallituksen hyväksyttäväksi. Päätöksiin, jotka tarkoittavat

yhdistyksen purkamista tai sen eroamista TIVIAsta, vaaditaan vähintään viiden kuudesosan

(5/6) enemmistö annetuista äänistä sekä päätöksen vahvistaminen vähintään kuukauden ja

enintään kuuden (6) kuukauden kuluttua pidettävässä yhdistyksen kokouksessa, jossa

aiempi päätös on vahvistettava myös vähintään viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä tässä

kokouksessa annetuista äänistä. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat

yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä

tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.